Gerenciando projetos para melhor gerenciar a sua escola.

 

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Imagine a seguinte cena: Uma escola ou instituição de ensino onde a vasta maioria das ideias geniais viram realidade, ou seja, saem do papel, e geram resultados tangíveis, tanto em termos de ganho de qualidade pedagógica quanto no ganho financeiro da instituição. Algo desejável? Por que então a realidade é tão diferente?

É impressionante o número reduzido de escolas de idiomas que utilizam a implementação das estratégias por portfólio de projetos. Mais surpreendente ainda é perceber que os institutos mais bem-sucedidos utilizam projetos mas não são seguidas como exemplo. A correlação é simples. Quanto mais as estratégias são implementadas por projetos maior a eficácia e os resultados estratégicos. A pergunta que fica, então é por que o gerenciamento por projetos não é popular? Arrisco dizer que falta conhecimento sobre o papel do gerenciamento por projetos no setor educacional e é exatamente esse o foco desse artigo.

Em primeiro lugar, o que é um projeto? De acordo com o PMI institute o projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos. Ou seja, imagine que, através de um estudo criterioso da situação de sua escola, chega-se à conclusão que o processo de treinamento de professores deve ser reformulado. Nesse caso temos:

O Objetivo: Novo processo de treinamento de professores

Objetivo estratégico: Aumentar a interação aluno-aluno, reduzir o TTT (teacher talking time) e aumentar o número de atividades de freer practice.

Meta estratégica: Melhorar o índice geral de proficiência dos alunos em 12 meses através de novo ciclo de treinamento in service com carga horária de X horas e acompanhamento da geração de resultados através das ferramentas A, B e C.

Seria inviável acreditar que isso seria possível sem uma gestão de todo o processo que geraria o treinamento dos professores. Portanto, o treinamento dos professores é o produto almejado pelo projeto e, se não houver um projeto e alguém responsável pelo acompanhamento da equipe que criará o treinamento, as chances de sucesso caem drasticamente.

Um projeto geralmente tem quatro fases: Iniciação, execução, monitoramento e controle e finalização. Vejamos cada uma delas em maiores detalhes:

 

Iniciação:

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Qual é o objetivo do projeto, o que ele irá produzir, qual é o seu escopo, quais são os riscos que podem afetar o projeto, quem são os sponsors (grandes apoiadores) e os stakeholders (que podem interferir positivamente ou negativamente sobre o projeto).

Execução

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Essa fase é iniciada com um documento que detalha todo o projeto, inclusive o cronograma detalhado das atividades e os respectivos responsáveis. Esse documento é chamado TAP (Termo d Abertura do Projeto) ou, em inglês, Project charter. É imprescindpivel que ele venha acompanhado de um WBS (Work Breadkdown Structure) onde fica decidido quem faz o que e em qual prazo. Com a aprovação do documento pela direção ou dono da escola o projeto é iniciado. Não existe projeto que é seguida à risca e adaptações são muitas vezes necessárias diante dos fatos da vida real. Porém, isso não pode ser desculpa para a ausência de um bom TAP. Além disso, organizar o projeto em um ciclo PDCA é fundamental. Escrevi um artigo recentemente aqui no Richmond Share mostrando como o ciclo PDCA é desenhado. Você pode acessá-lo clicando aqui.

Monitoramento e controle

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Essa é a fase muitas vezes negligenciada e causa constante de falhas de implementação de qualquer estratégia. Se não houver monitoramento e follow-up up, as chances que nada saia do papel são grandes. Como já dizia um dos maiores nomes da gestão estratégica:

 

“…um projetista poderá descobrir que seus magníficos planos fracassam porque não sabe dar o devido encaminhamento. Como tantas pessoas brilhantes, acredita que as idéias movem montanhas. O fato é que só tratores movem montanhas; as idéias mostram onde os tratores devem agir.”

Peter Drucker

Portanto, a Gestão do quem faz o que, o que está faltando e como posso ajudar é mais que essencial. É sine qua non para o sucesso do projeto!

Finalização

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Quando o projeto entrega o seu produto, temos também um conhecimento vital sobre o que deu certo e o que falhou no projeto. Há lições valiosas que devemos analisar para termos projetos ainda mais eficientes no futuro. É isso que, de forma resumida, essa última fase busca. Em linhas gerais seria uma reunião de wrap-up onde lições aprendidas são registradas para servirem de referência em projetos futuros.

Espero ter ajudado vocês a compreender melhor esse universo da gestão por projetos. Qual é a opinião de vocês? Quais seriam os prós e contras da gestão por projetos na intuição educacional onde vocês trabalham? Quais seriam as limitações?

Escrevam a opinião de vocês nos comentários abaixo!

Júlio César Vieitas

Júlio César Vieitas has been a TEFL professional for 20 years. He did the Delta course at IH London in 2012 and is currently doing his MA in TEFL at Birmingham University. He also holds project management Certificates by FGV and Insper. He runs a consultancy specialized in education management and teacher training. He's fascinated by the interplay between education management and teaching methods/approaches in ELT.

2 thoughts on “Gerenciando projetos para melhor gerenciar a sua escola.

  1. Oi, Júlio. Tema super importante porque, quando o professor é promovido a coordenador ou gerente, tem mesmo de buscar todo um conhecimento da área gerencial que não costuma ser muito difundido entre profs de inglês.

    Fiquei com uma dúvida no exemplo dado. Entendi que o problema plottado foi o treinamento de professores (a partir de sua frase “Ou seja, imagine que, através de um estudo criterioso da situação de sua escola, chega-se à conclusão que o processo de treinamento de professores deve ser reformulado.”) e que o objetivo estratégico é melhorar o treinamento na questão do TTT, interação aluno-aluno e freer practice. Para mim, a meta então seria a diminuição do TTT e o aumento do STT e das atividades de freer practice. Por que a meta estratégica proposta não foi diretamente relacionada ao objetivo e ao problema?

    Em tempo, também acredito que uma melhora no treinamento dos profs deva gerar uma melhora de proficiência dos alunos, mas esse link não é direto, havendo muitas intervening variables (ex.: Os alunos estão estudando? Estão motivados? Os alunos acreditam que prática oral com outro aluno é a melhor forma de aprender ou terão de ser conscientizados disso tb? E já que vc está tomando atitudes no treinamento do prof mais quanto à fluência oral, essa medida de proficiência vai refletir isso ou vai ser um teste escrito focando em conhecimento descontextualizado SOBRE a língua?).

    Em suma, entre o objetivo estratégico e a meta estratégica, vi aí um salto inferencial que precisa de dados apoiando, mas como não conheço mesmo nada de gestão, fiquei em dúvida se entendi errado o conceito. Obrigada de antemão por qualquer luz!

    • Oi Natália. Obrigado pelos comentários.
      Entendo que objetivo é o que se pretende alcançar e meta é a definição, em termos quantitativos e com um prazo determinado. Nesse caso temos:
      Problema: elevar o STT e a proficiência dos alunos.
      Solução: Revisão e implementação de um novo “In service training”
      Objetivo: Aperfeiçoar o treinamento na questão do TTT, interação aluno-aluno e freer practice
      Meta: Elevar o índice geral de proficiência dos alunos em 12 meses através de novo ciclo de treinamento in service com carga horária de X horas e acompanhamento da geração de resultados através das ferramentas A, B e C.
      Acredito que os itens estão relacionados.
      Sobre a não correlação entre treinamento e proficiência dos alunos por haver outros fatores envolvidos eu concordo parcialmente com você. É como olhar um copo cheio pela metade. Podemos olhar para a parte vazia, aquela parte difícil de tangibilizar e medir. Há outra parte que podemos focar pois está em nosso escopo de atuação. Acredito que há uma correlação entre treinamento de professores e maior qualidade no delivery dos serviços educacionais. Não desconsidero aqui outros fatores e acredito que sim, há outros players e stakeholders envolvidos: desmotivação, família, background de alunos e docentes, etc. Porém, usaria um Pareto (assunto para talvez o meu próximo artigo) após a primeira hipótese (treinamento de professores) para gerar ainda mais resultados estratégicos.
      Muito obrigado por incentivar esse bate papo 

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